SaaS jako řešení pro malé a střední firmy. Kdy se software formou služby skutečně vyplatí?

Malé a střední firmy dnes nemusí pořizovat drahý software ani provozovat vlastní servery, aby získaly profesionální digitální nástroje. Model SaaS umožňuje využívat aplikace prostřednictvím internetu a platit zpravidla pravidelný poplatek. Přináší flexibilitu, ale také několik rizik.

Co vlastně znamená SaaS?

Zkratka SaaS pochází z anglického Software as a Service, tedy software jako služba. Namísto klasického nákupu programu, jeho instalace na firemní počítače a následné údržby si podnik předplácí přístup k aplikaci provozované poskytovatelem.

Typickým příkladem mohou být účetní a fakturační systémy, CRM, nástroje pro řízení projektů, komunikaci zaměstnanců, správu dokumentů nebo e-mailový marketing. Uživatel se obvykle přihlásí prostřednictvím internetového prohlížeče a může začít pracovat bez složité instalace.

O aktualizace, provoz infrastruktury a zpravidla také technické zabezpečení samotné služby se stará její poskytovatel. Firma se tak může více soustředit na využívání systému než na jeho technickou správu.

Menší počáteční investice je významnou výhodou

Pro malé a střední podniky může být SaaS zajímavý především z finančního hlediska. Pořízení tradičního podnikového systému může znamenat vysokou jednorázovou investici do licencí, serverů, implementace a následné údržby.

U SaaS se náklady většinou rozloží do měsíčního nebo ročního předplatného. Cena může záviset například na počtu uživatelů, rozsahu funkcí nebo množství využívaných dat. Podnik proto může začít s jednodušším tarifem a službu postupně rozšiřovat.

Výhodou je také lepší předvídatelnost některých nákladů. Firma dopředu ví, kolik za licence zaplatí. Je však potřeba sledovat, co přesně tarif obsahuje a zda se s růstem počtu zaměstnanců nezačne předplatné výrazně prodražovat.

SaaS může růst společně s firmou

Důležitou vlastností cloudových služeb je škálovatelnost. Malá společnost může například používat CRM nejprve pro tři obchodníky a později přidat další uživatele bez budování nové IT infrastruktury.

Podobně lze často aktivovat nové funkce, větší datové úložiště nebo vyšší tarif. Pro rostoucí podnik je tento přístup praktičtější než opakovaně nakupovat nový hardware či licence.

SaaS současně podporuje práci z různých míst. Zaměstnanci se mohou k systému připojit z kanceláře, domova nebo během pracovní cesty. To je důležité zejména pro firmy využívající hybridní práci nebo týmy působící na více pobočkách.

Předplatné nemusí být vždy levnější

Nízké počáteční náklady ještě neznamenají, že SaaS bude automaticky nejlevnějším řešením. Pravidelné platby se v průběhu několika let nasčítají. U většího počtu uživatelů může být výsledná částka poměrně vysoká.

Při výběru proto není vhodné porovnávat pouze cenu jednoho měsíce. Firma by měla počítat celkové náklady za několik let a zahrnout do nich případné placené moduly, vyšší tarify, úložiště, implementaci, integrace nebo podporu.

Pozornost si zaslouží také podmínky ukončení služby. Důležité je vědět, zda lze firemní data jednoduše exportovat a převést do jiného systému. Přílišná závislost na jediném dodavateli může pozdější změnu řešení komplikovat.

Bezpečnost a dostupnost dat nelze podcenit

Při používání SaaS svěřuje podnik část důležitých informací externímu poskytovateli. Před uzavřením smlouvy by proto měl prověřit způsob zabezpečení dat, zálohování, řízení přístupů, dostupnost služby a podmínky zpracování osobních údajů.

Významnou roli hraje také vícefaktorové ověřování a správné nastavení uživatelských oprávnění. Ani kvalitně zabezpečená cloudová aplikace totiž nepomůže, pokud zaměstnanci používají slabá hesla nebo mají zbytečně rozsáhlá přístupová práva.

U služeb zásadních pro chod firmy je vhodné zjistit také to, co se stane při výpadku internetu nebo samotné aplikace. SaaS přesouvá část technických starostí na dodavatele, nikoliv však odpovědnost firmy za řízení vlastních rizik.

Pro menší firmy může být SaaS velmi praktickou cestou

Software poskytovaný jako služba umožňuje i menším podnikům využívat nástroje, jejichž vlastní provoz by pro ně mohl být příliš nákladný nebo technicky složitý. Největší přínos nabízí tam, kde firma potřebuje rychlé nasazení, možnost růstu a přístup odkudkoliv bez budování rozsáhlého interního IT zázemí.

Rozhodnutí by ale nemělo stát pouze na atraktivní ceně měsíčního tarifu. Před výběrem konkrétního SaaS řešení je vhodné posoudit dlouhodobé náklady, bezpečnost, možnosti integrace, export dat i spolehlivost dodavatele. Teprve potom lze určit, zda je předplatné pro konkrétní firmu skutečně výhodnější než jiné způsoby provozu softwaru.

Zdroj/foto: Matyáš Dvořák, AI