Technické problémy brzdí pracovní porady. Zaměstnanci kvůli nim přicházejí do zasedaček dříve

Hybridní schůzky jsou dnes běžnou součástí pracovního života. Technické vybavení kanceláří však tomuto způsobu práce nemusí vždy stačit. Problémy se zvukem, obrazem nebo připojením mohou porady zdržovat a zaměstnancům každý týden ukrajovat část pracovní doby.

Videokonference už dávno neznamenají pouze několik lidí sedících před notebookem. Běžná firemní porada může spojovat zaměstnance v zasedací místnosti s kolegy pracujícími z domova, jiné pobočky nebo dokonce jiné země. S rostoucím významem hybridní práce proto rostou také nároky na technické vybavení zasedacích místností.

Podle americké studie Jabra 2026 U.S. Modern Workplace Report se s technickými komplikacemi alespoň jednou týdně setkává 77 % kancelářských pracovníků. Nějaké narušení porady způsobené technikou pak zaznamenalo 83 % respondentů.

Mezi typické problémy patří nekvalitní zvuk, ozvěna, nestabilní internetové připojení nebo špatná slyšitelnost lidí sedících dále od mikrofonu. Pro vzdáleného účastníka potom může být obtížné sledovat diskusi a aktivně se do ní zapojovat.

Několik minut na každé poradě se během roku nasčítá

Jednotlivé technické zádrhele mohou působit zanedbatelně. Zaměstnanci několik minut hledají správný kabel, mění zdroj obrazu, nastavují mikrofon nebo řeší, proč videokonferenční aplikace nevyužívá správnou kameru. Pokud se podobná situace opakuje několikrát týdně, vzniká už citelná časová ztráta.

Podle zmíněného průzkumu zažívá 45 % zaměstnanců schůzky, které kvůli technice nebo problémům se zvukem začínají pozdě. Část pracovníků se tomu snaží předcházet tím, že do zasedací místnosti přichází s předstihem. Konkrétně tak podle průzkumu postupuje 26 % respondentů.

Čas před schůzkou, který by mohl být využit například ke kontrole prezentace nebo přípravě na jednání, tak padne na testování zařízení. Zvlášť nepříjemná může být podobná situace před schůzkou s klientem, pracovním pohovorem nebo důležitou prezentací.

Potíže navíc nemusí skončit úspěšným navázáním spojení. Špatný zvuk vede k opakování vět, přehlédnutí některých informací a obtížnější komunikaci mezi lidmi v místnosti a vzdálenými účastníky.

Doma mají někteří zaměstnanci lepší techniku než v kanceláři

Zajímavým výsledkem průzkumu je také porovnání domácího a firemního pracovního prostředí. Přibližně 31 % hybridních pracovníků považuje své domácí audiovizuální vybavení za lepší než to, které mají k dispozici v kanceláři.

Důvod nemusí spočívat pouze v kvalitě samotných zařízení. Doma člověk obvykle používá vlastní sluchátka, kameru a počítač, jejichž nastavení dobře zná. V kanceláři naopak může střídat několik zasedacích místností s rozdílným vybavením.

Hybridní zaměstnanci také podle studie hlásí technické komplikace častěji. Každý týden je zaznamenává 88 % z nich, zatímco mezi lidmi pracujícími výhradně v kanceláři jde o 72 %.

Technické vybavení se tím může stát jedním z faktorů ovlivňujících, jak zaměstnanci vnímají práci z kanceláře. Lepší kvalita zvuku a obrazu by podle průzkumu zvýšila ochotu docházet na pracoviště u 44 % respondentů.

Více techniky automaticky neznamená lepší porady

Řešením přitom nemusí být nákup stále většího množství zařízení. Ani kvalitní kamera, mikrofony a velká obrazovka mnoho nepomohou, pokud zaměstnanci při každém příchodu do místnosti složitě zjišťují, jak celý systém spustit.

Pro firmy je proto důležitá především jednoduchost a pokud možno jednotný způsob ovládání napříč jednotlivými zasedacími místnostmi. Zaměstnanec by neměl potřebovat podrobný návod pokaždé, když se chce připojit k videokonferenci.

Rozdílné požadavky navíc mají malé místnosti pro několik lidí a velké konferenční prostory určené pro prezentace či hybridní jednání. Při jejich vybavování je vhodné zohlednit velikost prostoru, akustiku, rozmístění účastníků, osvětlení, používané videokonferenční platformy i možnost připojení různých počítačů.

Pomoci může rovněž pravidelné testování, aktualizace zařízení a krátké praktické proškolení zaměstnanců. Lidé by měli vědět nejen to, jak poradu spustit, ale také jak rychle rozpoznat, zda problém způsobuje připojení, konkrétní zařízení nebo nastavení používané aplikace.

Funkční zasedačka se stává součástí pracovních podmínek

Výsledky průzkumu pocházejí z USA, a proto je nelze automaticky vztahovat na české pracovní prostředí. Poukazují však na problém, který se s rozšířením hybridní práce může týkat firem bez ohledu na zemi.

Zasedací místnost už není pouze reprezentativním prostorem s velkým stolem a obrazovkou. Je pracovním nástrojem, jehož kvalita může ovlivňovat produktivitu, spolupráci mezi týmy i zkušenost zaměstnanců s kanceláří.

Pokud pracovník doma zahájí videohovor během několika sekund, zatímco ve firmě musí nejprve hledat kabel a nastavovat mikrofon, kancelář mu neposkytuje očekávanou výhodu. Pro zaměstnavatele proto nemusí být rozhodující, kolik techniky nakoupí, ale především zda ji lidé dokážou jednoduše, rychle a spolehlivě používat.

Zdroje/foto: Petr Jarkovský, JenPráce.cz, GOPAS, AI