Nejlevnější kancelář je virtuální

Počet firem, které se v rámci úsporných opatření rozhodly opustit tradiční formu pronájmu nemovitostí a svou firmu přesunout do virtuální kanceláře, v poslední době narůstá. Jak ale taková kancelář funguje? Jaké má výhody a jaké nevýhody?

V jednom z lukrativních pražských business center sedí v elegantní recepci profesionální asistentka. Celý den vyřizuje telefony, přijímá a odesílá faxy, třídí poštu. Na první pohled recepce, jakou má každá druhá firma u nás. Je tu ale podstatný rozdíl. Slečna zde totiž sedí sama, ostatní zaměstnanci firmy pracují doma, v pobočkách v jiných městech nebo zemích. Právě jsme se ocitli ve virtuální kanceláři.

Široká nabídka už není virtuální

Nabídky prvních virtuálních kanceláří se v České republice poprvé objevily v roce 2002, kdy tyto služby nabízel pouze jediný subjekt. V současnosti se na českém trhu pohybuje více než třicet firem, které nabízí služby ve všech velkých městech.

Poslední dobou jejich obliba prudce roste o desítky procent. Důvod je zřejmý: současná ekonomická situace. Spousta firem je nucena hledat nové možnosti, jak ušetřit na nákladech spojených s denním provozem.

Pro zaměstnavatele je mnohem výhodnější vybavit podřízené notebooky a nechat je pracovat doma, než platit vybavení kanceláře, drahý nájem v centru města a všechny služby, které k tomu patří. Firma poskytující virtuální kancelář také nabídne zajištění nutné administrativy či dalších služeb, ale platíte jen to, co opravdu potřebujete, žádné měsíční paušály.

Při objednání virtuální kanceláře tedy získáte prestižní adresu ve vybrané lokalitě a podpůrný tým na správu informačních technologií, telefonních hovorů a třídění pošty. Od této chvíle můžete pracovat odkudkoli a je jen na vás, co budete chtít nebo potřebovat pro podnikání dále a co vám který poskytovatel virtuálních kanceláří může nabídnout. Je dobré spolupracovat s firmou, která současně poskytuje i přístup ke skutečné kanceláři a zasedací místnosti – to když se potřebujete se svými kolegy nebo partnery opravdu vidět. Takové prostory bývají k dispozici v business centrech.

Sečteno podtrženo, vaše společnost může díky virtuální kanceláři ušetřit 60 až 80 % nákladů na pronájmy. Prokazatelně také stoupá produktivita zaměstnanců, kteří již nemusí trávit čas dojížděním. Mohou pracovat v příjemném domácím prostředí, což jim poskytuje mnohem větší klid než třeba klasický openspace. Vzhledem k menšímu počtu jízd autem do práce se dá říct, že virtuální kanceláře mají i kladný dopad na životní prostředí.

Pro menší a začínající

Virtuální kancelář může využívat prakticky kterákoliv firma, i když třeba pro průmyslové podniky se přirozeně hodí méně, jelikož jejich zaměstnanci potřebují být v kontaktu s výrobou. Velké korporace také jen tak nezruší svá sídla a nepřevelí všechny zaměstnance domů, nicméně částečné využití najít mohou. Nejčastějšími klienty firem nabízejících virtuální kanceláře jsou především poradenské, účetní a vzdělávací společnosti. Spadají sem velké mezinárodní korporace, ale i střední a menší firmy, které mají do třiceti zaměstnanců.

Výhodou pro ty menší je, že mohou levně získat prestižní adresu. Atraktivní lokalita uvedená na vizitce dokáže na zákazníka udělat dojem. Skutečný byznys se přitom může reálně odehrávat třeba na malém městě.

Velmi četnými uživateli virtuálních kanceláří jsou také firmy, které se pokouší proniknout na nový trh. Pro otevření lokální pobočky nepotřebují velké investice a pokud se jim expanze nepovede, nemusí řešit, co s pronajatými prostory a nakoupeným vybavením.

Stejně tak společnosti, které teprve začínají, stále častěji volí virtuální variantu – vždyť pořízení vlastních kancelářských prostor je hned druhým největším výdajem při rozjezdu nové firmy. Navíc hledání vhodných prostor znamená investovat čas a peníze. Proto je virtuální kancelář dobrá pro individuální podnikatele a malé firmy, které si při startu svého podnikání nemohou dovolit platit pravidelný měsíční nájem.

Ruku v ruce s virtuálními kancelářemi poskytují ty nejlepší firmy v oboru také krátkodobé kanceláře po celém světě. Hodí se hlavně těm, co často vedou delší obchodní jednání v zahraničí. U naší společnosti tato služba funguje na bázi členské karty, která po objednání umožňuje přístup do kancelářských prostor v síti zahrnující 75 zemí (1 000 poboček). Odpadá tím čas na hledání vhodných prostor nebo nutnost pracovat v hotelu.

Pozor na šarlatány

Tak jako v jiných oblastech, i mezi poskytovateli virtuálních kanceláří se mohou objevit černé ovce. Někteří například nabízejí pouze P.O. Boxy s tím, že jde o plnohodnotnou náhradu kamenného sídla firmy. To je ovšem velký omyl, neboť společnost musí být ze zákona ve svém sídle kontaktovatelná a zastižitelná, což P.O. Box logicky neumožní. Navíc poskytovatel virtuálních kanceláří musí zajistit kontakt mezi klientem a státní správou.

Dalším nebezpečím jsou vlastnické vztahy k budově. Pokud se totiž v průběhu užívání virtuální kanceláře změní majitel business centra, může se stát, že právo k užívání sídla společnosti se zruší společně s právem k užívání nemovitosti. Taková situace, pokud dojde až do krajnosti, může skončit i likvidací klientovy společnosti. Je tedy důležité věnovat výběru poskytovatele velkou péči a případně si ho prověřit u stávajících nebo bývalých klientů, kteří vám dají ten nejlepší obrázek o kvalitě a šíři jeho služeb.

Konference na dálku

Další službou, která s virtuální kanceláří úzce souvisí a v současné době také zažívá obrovský vzestup, jsou videokonference. Jen v naší společnosti stoupla poptávka po těchto službách za posledních několik měsíců o více než 40 %. Tento nárůst je zcela logický, neboť firmy mohou díky videokonferencím ušetřit spoustu peněz. V průměru se jedná o tři čtvrtiny nákladů na služební cesty.

Videokonference se od té klasické zásadně neliší. Dnešní technologie umožňují propojit několik uživatelů, kteří se navzájem vidí v takové kvalitě, jako kdyby seděli vedle sebe.

Na druhé straně je tu samozřejmě lidská touha po přímém kontaktu. Těžko říct, co v budoucnu převáží – zda potřeba vidět se s kolegy a obchodními partnery naživo, nebo nutnost maximální efektivity a úspor. Zatím to vypadá tak, že v příštích letech se virtuální trend, povzbuzený světovou ekonomickou krizí, ještě prohloubí.

Autor článku: Lenka Rendlová