Microsoft 365 nemusí sloužit jen k e-mailům. Jak z něj vytěžit více pro podnikání?

Microsoft 365 má řada podnikatelů spojený především s Outlookem, Wordem nebo Excelem. Jeho možnosti jsou však podstatně širší. Při vhodném nastavení může pomáhat s organizací práce, sdílením dokumentů, komunikací v týmu i správou vztahů se zákazníky a obchodních příležitostí.

E-mail je pouze začátek

Outlook bývá jedním z nejpoužívanějších pracovních nástrojů. Denně přes něj přicházejí poptávky, objednávky, faktury nebo požadavky stávajících zákazníků. Problém nastává ve chvíli, kdy důležité informace zůstávají pouze v jednotlivých e-mailových schránkách.

Microsoft 365 přitom umožňuje propojit e-mail s kalendářem, kontakty a dalšími nástroji. Podnikatel tak nemusí vnímat Outlook jen jako místo pro odesílání zpráv. Může se stát jedním z výchozích bodů pro organizaci každodenní práce.

Výhodou je také dostupnost dat z různých zařízení. Pracovník může například začít řešit úkol v kanceláři a později se k potřebným informacím dostat z notebooku či telefonu.

Dokumenty nemusí putovat jako přílohy

Častým zdrojem zmatků ve firmách jsou různé verze stejného dokumentu. Jeden zaměstnanec má nabídku uloženou v počítači, druhý pracuje s kopií z e-mailu a třetí mezitím vytvořil aktualizovanou verzi.

Cloudové ukládání a sdílení dokumentů může tento problém výrazně omezit. OneDrive a SharePoint umožňují pracovat se soubory z centrálního úložiště a nastavit, kdo k nim má přístup. Namísto neustálého rozesílání příloh mohou zaměstnanci pracovat se společným dokumentem.

Podobný princip lze využít u tabulek, nabídek, smluv, prezentací nebo interních podkladů. Důležité ovšem je nastavit jasná pravidla, kam se jednotlivé typy dokumentů ukládají a kdo za ně odpovídá.

Komunikaci v týmu lze oddělit od e-mailu

Ne každá krátká otázka kolegovi musí skončit jako další zpráva v přeplněné e-mailové schránce. Microsoft Teams může posloužit pro rychlou komunikaci, videohovory, porady i spolupráci nad dokumenty.

Pro firmu je přínosné zejména to, když jednotlivé nástroje nepoužívá izolovaně. Kalendář, komunikace, soubory a úkoly mohou tvořit propojené pracovní prostředí. Zaměstnanci pak tráví méně času hledáním toho, kde se nachází konkrétní informace.

Kontakty jsou cennější, když znáte jejich historii

Samostatnou oblast představuje péče o zákazníky. Běžný adresář sice uchová jméno, telefon a e-mail, ale s rostoucím počtem klientů už nemusí stačit. Firma potřebuje vědět také to, kdy se zákazníkem naposledy komunikovala, jakou nabídku obdržel, co se má řešit příště nebo kdo má obchodní případ na starosti.

Jednou z možností je rozšířit používané prostředí o CRM Microsoft 365, které umožňuje propojit práci se zákazníky s nástroji, na něž jsou zaměstnanci již zvyklí. CRM pak nemusí představovat další izolovanou aplikaci, do které se informace složitě přepisují.

Centralizovaná historie komunikace je užitečná také při zastupování. Když obchodník onemocní nebo odjede na dovolenou, kolega nemusí složitě zjišťovat, co bylo se zákazníkem domluveno.

Technologie samy o sobě pořádek nezajistí

Ani nejlepší software však nevyřeší špatně nastavené firemní procesy. Nejdříve je vhodné určit, jaké informace firma skutečně potřebuje evidovat, kdo je bude zadávat a jak s nimi budou ostatní pracovat.

Digitalizace by proto neměla znamenat zavedení co největšího počtu aplikací. Smyslem je naopak zjednodušit práci a odstranit zbytečné přepisování, hledání a opakované zadávání stejných údajů.

Podnikatelé, kteří chtějí možnosti řízení zákaznických vztahů a obchodních procesů prozkoumat podrobněji, mohou další praktické informace a návody najít například na tomto odborném CRM blogu.

Microsoft 365 tak nemusí být pouze sadou kancelářských programů. Při promyšleném propojení jednotlivých nástrojů může vytvořit základ pracovního prostředí, ve kterém mají zaměstnanci lepší přehled o dokumentech, úkolech, komunikaci i zákaznících.

Zdroje: eway-crm.com, microsoft.com