Elektronický docházkový systém nepotřebujete, ale přinese vám výhody

Každý zaměstnavatel musí dle zákoníku práce evidovat pracovní dobu všech jednotlivých zaměstnanců. Jakým způsobem tak učiní, je na něm. Podmínkou je, aby byly údaje dostačující pro úředníky v rámci případné kontroly. Co však zaměstnavatel evidovat nemusí, je docházka. Přesto je vhodné docházku zaznamenávat – například z důvodu přesného výpočtu mzdy.

Zatímco povinná evidence pracovní doby zahrnuje pouze začátky a konce směn, přesčasy, práci v noci a pracovní pohotovost, nepovinná evidence docházky obsahuje přesné údaje o tom, kde se zaměstnanec během pracovní doby pohyboval.

A je to právě snadná kontrola zaměstnanců, která je jedním z hlavních důvodů pro pořízení elektronického systému evidence docházky. Díky sofistikovanému systému se zaměstnavatel okamžitě dozví, že se ve firemním areálu děje něco nestandardního.

Jak elektronický systém docházky funguje?

Elektronická evidence docházky funguje na principu záznamu informací o pohybu zaměstnance prostřednictvím čipu či jiného média. Jakmile zaměstnanec vstupuje do určitého prostoru, přiloží čip ke čtecímu zařízení a data se automaticky zaznamenají na firemním serveru či cloudu.

Komu se evidence docházky vyplatí?

Vzhledem k poměrně nízké pořizovací ceně zařízení je evidence docházky vhodná i pro firmy s menším počtem zaměstnanců. V praxi však logicky záleží na funkcionalitách vybraného systému – měli byste si vybrat řešení, které vyhovuje vašim specifickým potřebám.

Dalším důvodem pro pořízení elektronického systému pro evidenci docházky je skutečnost, že informace slouží ke zpracování povinné evidence pracovní doby a mimo jiné i jako podklady pro zpracování mezd.

Na co si dát pozor při výběru konkrétního produktu?

Klíčovými kritérii, která hrají při výběru systému pro evidenci docházky hlavní roli, jsou počet zaměstnanců, typ čtečky, možnost integrace s dalšími moduly a v neposlední řada způsob ukládání informací (cloudové řešení × vlastní server).

Zároveň byste se měli důvěrně seznámit s uživatelským rozhraním a zvolit systém, který je na první pohled intuitivní. Zbytečné komplikované řešení přidělá vám i vašim zaměstnancům práci navíc.

Berte čipy, magnetické karty nejsou spolehlivé

Systém pro evidenci elektronické docházky může využívat některé z následujících identifikačních médií

• magnetické karty,
• čipy,
• čtečky otisků prstů.

Vzhledem k relativně vysoké citlivosti a omezené životnosti magnetického proužku jsou mnohem praktičtější čipy nebo mobilní identifikace na bázi NFC či Bluetooth. Čtečky otisků prstů jsou drahé a pro potřeby většiny firem zbytečné.