Firmy čeká první ostré podání JMHZ. Bez správně registrovaných zaměstnanců výkaz neodešlou

České firmy vstupují do další fáze nové administrativní povinnosti. Už do 20. května musí zaměstnavatelé poprvé odeslat jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ) za duben. Mnohé společnosti ale stále dokončují registraci zaměstnanců a úpravy mzdových systémů. Právě následující týdny ukážou, jak dobře jsou podniky na nový proces skutečně připravené.

Registrace zaměstnanců je pro podání klíčová

První ostrý termín pro podání JMHZ se rychle blíží a řada zaměstnavatelů ještě řeší základní administrativní kroky. Aby bylo možné výkaz vůbec odeslat, musely firmy nejpozději do konce dubna doplnit údaje o zaměstnancích v systému České správy sociálního zabezpečení (ČSSZ).

Každý zaměstnanec musí mít správně přidělené Osobní identifikační číslo (OIČ) a Identifikátor pracovněprávního vztahu (IDPPV). Pokud některé údaje chybí nebo nejsou v systému správně propsané, elektronické podání JMHZ nebude možné dokončit.

Podle odborníků se první měsíce zavádění nové povinnosti soustředily hlavně na administrativní přípravu a doplňování dat. Samotné pravidelné odesílání výkazů nyní firmy čeká poprvé v praxi.

Změny v systému se nemusí projevit okamžitě

Problémem může být také časová prodleva mezi doplněním údajů a jejich zobrazením v registru ČSSZ. Některé firmy tak mohou narazit na situaci, kdy sice potřebné informace doplnily, ale systém je ještě nezpracoval.

Odborníci proto doporučují nepokoušet se o odeslání výkazu předčasně. Pokud registrace zaměstnanců není kompletní nebo se změny ještě nepropsaly do systému, může být podání odmítnuto. Aktualizace údajů přitom může podle zkušeností trvat i několik dní.

Mzdové systémy vyžadují správné nastavení

Samotná technická připravenost mzdových programů podle dostupných informací problém nepředstavuje. Většina moderních systémů už generování JMHZ podporuje. Klíčovou roli ale hraje správné nastavení jednotlivých mzdových složek a jejich přiřazení k atributům nového výkazu.

Každý mzdový software funguje trochu odlišně a zaměstnavatelé musí nastavit, jak se konkrétní typy mezd, odměn nebo příplatků promítají do jednotlivých položek hlášení. Bez správné konfigurace nemusí být data strukturována správně, což může vést k chybám při podání.

Praxe tak ukazuje, že se firmy bez manuálních úprav a kontrol pravděpodobně neobejdou. Před prvním odesláním bude potřeba důkladně zkontrolovat nejen úplnost údajů o zaměstnancích, ale také samotný obsah generovaného výkazu.

Firmy čeká kombinace automatizace a ruční kontroly

Zavedení JMHZ má do budoucna přinést větší sjednocení dat a efektivnější komunikaci se státní správou. V úvodní fázi ale podniky počítají spíše s vyšší administrativní zátěží.

Řada zaměstnavatelů nyní kombinuje automatické generování dat z mzdových systémů s ruční kontrolou jednotlivých položek. Právě první měsíce mají ukázat, kde se budou nejčastěji objevovat chyby nebo nejasnosti.

Smíšené reakce zatím přicházejí také na podporu ze strany státních institucí. Firmy oceňují vznik metodických materiálů a návodů, zároveň ale upozorňují, že u složitějších situací nebyly odpovědi vždy jednoznačné.

Další vlna podání přijde už v červnu

Květnové odeslání navíc nebude jedinou povinností, kterou firmy v souvislosti s JMHZ letos čeká. Do konce června budou muset zaměstnavatelé podat hlášení také zpětně za období od ledna do března.

Právě první ostré podání za duben tak bude důležitým testem připravenosti podniků, účetních oddělení i samotných informačních systémů. Ukáže se, jaké problémy budou firmy řešit nejčastěji a kde bude potřeba procesy dále upravit.