Digitální podpis, elektronická pečeť a časové razítko: Jaký je mezi nimi rozdíl?

Elektronické dokumenty dnes běžně nahrazují papírové smlouvy, faktury i úřední písemnosti. S jejich používáním souvisejí pojmy elektronický podpis, elektronická pečeť a časové razítko. Přestože se často zaměňují, každý z těchto nástrojů plní jinou funkci. Jak fungují a kdy je podnikatelé potřebují?

Elektronický podpis potvrzuje jednání konkrétní osoby

Elektronický podpis slouží k podepisování dokumentů fyzickou osobou. Může vyjadřovat například souhlas s obsahem smlouvy nebo potvrzovat určité právní jednání.

V běžné řeči se používá také označení digitální podpis. Technicky však jde o užší pojem označující kryptografický způsob zabezpečení dokumentu. Ne každý elektronický podpis je tedy digitálním podpisem.

Evropské nařízení eIDAS rozlišuje tři úrovně elektronických podpisů:

• Prostý elektronický podpis – může mít například podobu napsaného jména v elektronickém dokumentu. Jeho důkazní síla závisí na okolnostech.
• Zaručený elektronický podpis – umožňuje identifikovat podepisujícího a odhalit následné změny podepsaných dat.
• Kvalifikovaný elektronický podpis – splňuje nejpřísnější požadavky a má v celé Evropské unii právní účinek rovnocenný vlastnoručnímu podpisu.

Podnikatelé mohou elektronické podpisy využívat při uzavírání smluv, schvalování dokumentů nebo komunikaci s úřady. Požadovaná úroveň podpisu závisí na konkrétním právním jednání a příslušných předpisech.

Elektronická pečeť potvrzuje původ dokumentu od organizace

Zatímco elektronický podpis patří fyzické osobě, elektronická pečeť je určena právnickým osobám, například obchodním společnostem. Jejím hlavním účelem je potvrdit původ dokumentu a zajistit možnost ověření, zda nebyl dodatečně změněn.

Elektronickou pečeť lze přirovnat k firemnímu razítku, avšak s výrazně pokročilejšími bezpečnostními vlastnostmi. Praktické využití nachází například při automatizovaném vystavování elektronických dokumentů, potvrzení nebo firemních výpisů.

Kvalifikovaná elektronická pečeť poskytuje právní domněnku správnosti původu a neporušenosti dat. Sama o sobě však nenahrazuje podpis konkrétní osoby tam, kde je vyžadován projev její vůle.

Časové razítko dokládá existenci dokumentu v určitém okamžiku

Elektronické časové razítko má odlišnou funkci. Jeho úkolem je důvěryhodně propojit elektronická data s konkrétním datem a časem.

Představme si například společnost, která elektronicky podepíše důležitou smlouvu. Časové razítko může pomoci prokázat, že podepsaný dokument existoval již v určitém okamžiku.

Kvalifikované časové razítko poskytuje právní domněnku správnosti uvedeného času a neporušenosti souvisejících dat.

Časové razítko však samo neprokazuje, kdo dokument podepsal, ani nenahrazuje elektronický podpis. Význam má zejména při dlouhodobém uchovávání dokumentů a prokazování jejich existence.

Jaké řešení vybrat pro firemní dokumenty?

Výběr závisí především na účelu dokumentu a požadované míře právní jistoty.

Pokud jednatel společnosti elektronicky podepisuje smlouvu, využije elektronický podpis. Jestliže firma automaticky vydává dokumenty a potřebuje doložit jejich původ, může použít elektronickou pečeť.

Pro důvěryhodné doložení existence dokumentu v konkrétním čase slouží časové razítko.

Všechny tři nástroje lze také kombinovat. Podpis identifikuje podepisující osobu, pečeť potvrzuje původ dat od organizace a časové razítko dokládá jejich existenci v určitém okamžiku.

Pravidla upravuje evropské nařízení eIDAS a v České republice také zákon č. 297/2016 Sb. Při zavádění elektronických dokumentů by proto firmy měly zohlednit nejen technické možnosti, ale také právní požadavky a způsob dlouhodobé archivace.