Zálohová faktura: Jak funguje a kdy ji využít v podnikání?

Zálohová faktura je běžným nástrojem v podnikatelské praxi, který slouží k zajištění platby před samotným dodáním zboží nebo služby. V článku si vysvětlíme, co přesně zálohová faktura znamená, jaké má náležitosti a v jakých situacích se nejčastěji používá.

Co je to zálohová faktura?

Zálohová faktura, často označovaná i jako „proforma faktura“, je účetní doklad, který slouží k vyžádání platby před uskutečněním dodávky zboží či poskytnutím služby. Nejde o daňový doklad ve smyslu zákona o DPH, ale o jakýsi návrh nebo výzvu k platbě, který má pro obě strany – dodavatele i odběratele – důležitý organizační a právní význam.

Zálohová faktura není účetní doklad podléhající evidenci DPH, pokud platba ještě neproběhla. To znamená, že při vystavení zálohové faktury se neodvádí DPH, protože ještě nedošlo k plnění. Pokud je odběratel plátcem DPH, nemůže si na základě zálohové faktury uplatnit odpočet daně. Ten může uplatnit až na základě tzv. daňového dokladu o přijaté platbě, který se vystavuje po obdržení zálohy.

Typicky obsahuje zálohová faktura tyto náležitosti:

• označení dokladu jako „zálohová faktura“ nebo „proforma faktura“,
• identifikaci dodavatele i odběratele,
• specifikaci požadované částky a její měnu,
• číslo účtu a variabilní symbol pro platbu,
• datum vystavení a datum splatnosti.

Díky zálohové faktuře má podnikatel možnost získat prostředky dopředu, což mu pomáhá s cash flow, zejména u zakázek s vyšší hodnotou nebo delší dobou realizace.

Kdy použít zálohovou fakturu?

Použití zálohové faktury je vhodné v celé řadě obchodních situací, zejména tehdy, když:

• se jedná o větší zakázku a dodavatel potřebuje finanční jistotu,
• je nutné nakoupit materiál nebo zahájit výrobu před dodáním zboží,
• odběratel je nový nebo neprověřený a dodavatel se chce vyhnout riziku nezaplacení,
• se jedná o dlouhodobou službu nebo vícefázový projekt.

Zálohovou fakturu lze využít i v rámci pravidelných obchodních vztahů, kde je zvykem hradit určitou část ceny předem. Její vystavení pomáhá vymezit podmínky platby a jasně komunikovat očekávání mezi obchodními partnery.

Důležitým momentem je zaplacení zálohové faktury – teprve tehdy vzniká povinnost vystavit tzv. daňový doklad o přijaté platbě. Ten se pak stává relevantním pro účely účetnictví a DPH. Pokud dojde k dodání zboží či služby po uhrazení zálohy, musí dodavatel vystavit i konečnou fakturu, která celkově zúčtovává poskytnuté zálohy.

Zálohové faktury se často používají v následujících oborech:

• stavebnictví,
• zakázková výroba,
• IT služby,
• eventová produkce,
• vzdělávací kurzy a školení.

Rozdíl mezi zálohovou a běžnou fakturou

Zálohová faktura se od běžné faktury liší především tím, že není daňovým dokladem. To znamená, že nevzniká povinnost odvést DPH ani ji nelze uplatnit na vstupu. Je to čistě výzva k úhradě určité částky, která teprve umožní realizaci obchodu.

Oproti tomu běžná (daňová) faktura je účetní a daňový doklad, který se vystavuje po uskutečnění zdanitelného plnění – tedy po dodání zboží nebo služby. Obsahuje náležitosti stanovené zákonem o DPH, včetně uvedení sazby daně a částky DPH. Na základě této faktury může odběratel uplatnit nárok na odpočet.

Z praktického hlediska je důležité zálohovou fakturu správně označit, aby nedošlo k nedorozumění. Někdy podnikatelé používají označení „faktura – záloha“, což může být zavádějící, pokud doklad není daňový. Nejlepší praxí je použít jasný popis „zálohová faktura“ a uvést informaci, že nejde o daňový doklad.

Po úhradě zálohy by měl dodavatel vystavit:

• daňový doklad k přijaté platbě (tzv. zálohový daňový doklad),
• a následně při finálním dodání – konečnou fakturu, kde se zaplacená záloha odečte.

V účetnictví se záloha eviduje jako přijatá platba, nikoli jako tržba. Ta vzniká až v momentě dodání zboží nebo poskytnutí služby.

Praktické tipy pro práci se zálohovými fakturami

Aby práce se zálohovými fakturami probíhala hladce a v souladu s předpisy, je dobré dodržovat několik zásad:

1. Jasné označení a struktura dokladu:
Zálohová faktura by měla být přehledná a jednoznačně označená. Uveďte, že nejde o daňový doklad. Pokud používáte účetní software, většina z nich má zvláštní modul nebo šablonu pro zálohové faktury.

2. Komunikace s odběratelem:
Upozorněte odběratele, že faktura neslouží pro odpočet DPH. Tím předejdete nedorozumění a reklamaci. Také uveďte přesné platební údaje, variabilní symbol a případně i QR kód pro rychlé uhrazení.

3. Správné načasování následných dokladů:
Po přijetí platby je třeba včas vystavit zálohový daňový doklad. Pokud dojde k dodání celé služby nebo zboží, vystavte konečnou fakturu, kde zálohu správně zohledníte. Vše musí být v souladu s pravidly účetnictví a DPH.

4. Přehledná evidence:
Vedení přehledu o vystavených zálohových fakturách, přijatých platbách a navazujících daňových dokladech je klíčové. Umožňuje to zpětnou kontrolu, usnadňuje daňové přiznání a snižuje riziko chyb.

5. Sledování legislativních změn:
Zejména v oblasti DPH může dojít ke změnám v pravidlech pro vystavování zálohových a daňových dokladů. Sledujte novinky a konzultujte sporné případy s účetním nebo daňovým poradcem.

Zálohová faktura je nepostradatelným nástrojem v obchodních vztazích, který poskytuje jistotu oběma stranám – dodavateli zajišťuje financování a odběrateli dává přehled o budoucích závazcích. Pokud se s tímto typem dokladu pracuje správně a v souladu s právními předpisy, výrazně přispívá k hladkému chodu podnikání.