VAT number: Co to je, kdy ho potřebujete a jak ověřit jeho platnost?

VAT number je důležitý identifikační údaj pro podnikatele v rámci Evropské unie. Slouží k jednoznačné identifikaci plátců DPH a hraje klíčovou roli v přeshraničním obchodě. V článku se dozvíte, co VAT number znamená, kde ho najdete a jak si ověřit jeho platnost.

Co znamená VAT number a kdy ho potřebujete?

VAT number (zkratka z anglického „Value Added Tax number“) je daňové identifikační číslo, které se používá k identifikaci plátců daně z přidané hodnoty (DPH) při obchodování v rámci Evropské unie. V České republice odpovídá VAT number daňovému identifikačnímu číslu (DIČ) přidělenému finančním úřadem subjektům, které jsou registrované jako plátci DPH.

VAT číslo je povinné zejména pro podnikatele, kteří obchodují s firmami ze zemí EU. Používá se při fakturaci, celním odbavení i při ověřování obchodních partnerů. Při přeshraničních obchodech mezi plátci DPH může být plnění osvobozeno od daně, pokud je příjemce plátcem a má platné VAT number – právě zde je kontrola platnosti tohoto čísla zásadní.

Struktura VAT čísla se v jednotlivých členských státech EU liší, ale vždy začíná kódem dané země podle normy ISO (např. CZ, DE, FR) a následuje číselná řada, případně kombinace písmen a čísel. V České republice má VAT number obvykle podobu CZ12345678, přičemž číslo odpovídá přidělenému DIČ.

Kde VAT number najdete a jak vypadá?

Každá firma, která je v České republice registrovaná jako plátce DPH, získá od finančního úřadu DIČ, které zároveň slouží jako VAT number. DIČ se běžně uvádí na fakturách, v obchodních smlouvách a dalších daňových dokladech. Právnické osoby ho mají zpravidla ve tvaru „CZ“ následovaného osmiciferným identifikačním číslem (IČO), například CZ12345678.

U fyzických osob – podnikatelů – může DIČ obsahovat více číslic, zejména pokud se liší od jejich IČO. DIČ přiděluje finanční úřad automaticky při registraci k DPH.

V ostatních státech EU se tvar VAT number liší. Například v Německu začíná kódem DE a následuje devět číslic (např. DE123456789), ve Francii má VAT číslo tvar FRXX123456789, kde „XX“ může být písmeno nebo číslo. Kompletní přehled formátů všech členských států je veřejně dostupný a používá se například při validaci přes systémy Evropské unie.

Pokud spolupracujete s partnery z jiných zemí EU, je vždy důležité VAT number znát a ověřit, zda je platné. Při neplatném čísle hrozí, že nebudete moci správně uplatnit daňový režim nebo dojde k problémům při daňových kontrolách.

Jak ověřit platnost VAT number?

Ověření platnosti VAT number je možné prostřednictvím evropského systému VIES (VAT Information Exchange System), který provozuje Evropská komise. Tento nástroj je veřejně dostupný online a umožňuje zkontrolovat, zda je konkrétní VAT číslo platné v dané členské zemi.

Pro ověření stačí navštívit oficiální webové stránky systému VIES, zadat kód země a samotné číslo. Systém následně ověří údaje v národní databázi daného státu a sdělí, zda je číslo platné. V některých případech systém zobrazí i jméno firmy a její adresu (v závislosti na národní legislativě).

Adresa systému VIES: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/#/vat-validation

V praxi to funguje tak, že pokud například podnikatel z ČR obchoduje s firmou z Německa a obdrží její VAT number ve tvaru DE123456789, měl by před uskutečněním plnění bez daně ověřit, že toto číslo je platné. Pokud číslo neexistuje nebo je neaktivní, nelze uplatnit osvobození od DPH podle pravidel EU.

Systém VIES je dostupný v několika jazykových verzích a ověřování trvá jen několik vteřin. Je tak ideálním nástrojem pro každodenní použití ve firemní praxi.

Nejčastější chyby a rizika při používání VAT number

Při práci s VAT čísly je důležité vyhnout se několika častým chybám, které mohou mít pro podnikatele závažné důsledky. Mezi nejčastější chyby patří:

• Používání neplatného nebo nesprávného VAT čísla – pokud je číslo neaktivní, špatně zapsané nebo patří neplátci, může dojít k chybnému daňovému režimu. Například osvobození od DPH nebude možné.
• Neověření čísla před vystavením faktury – i pokud VAT číslo vypadá správně, je třeba si jeho platnost ověřit, ideálně při každém novém obchodu.
• Záměna národního DIČ a evropského VAT čísla – některé firmy používají pouze národní čísla, která však nemusí být registrována pro přeshraniční obchod v rámci EU.
• Chybný formát čísla – zadání špatného kódu země, překlep nebo chybějící znaky vedou k tomu, že systém VIES číslo nerozpozná.

Z hlediska daňové správy může chybné použití VAT number vést k nutnosti doplatit DPH, zaplatit pokutu či penále. Pokud tedy podnikáte mezinárodně v rámci EU, ověřování VAT čísla by mělo být běžnou součástí vaší účetní a administrativní rutiny.

Zároveň je dobré vést si evidenci o provedených ověřeních – např. tisknout nebo archivovat potvrzení ze systému VIES, případně zaznamenávat datum a výsledek kontroly. To může při případné daňové kontrole prokázat, že jste jednali s péčí řádného hospodáře.