Nejčastější chyby při vystavování faktur a jak se jim vyhnout

Fakturace je nedílnou součástí podnikání. Správné vystavení faktury nejenže ovlivňuje tok peněz ve firmě, ale je také nezbytné z hlediska zákonných povinností. Přesto se mnoho podnikatelů dopouští opakovaných chyb, které mohou mít závažné důsledky. V tomto článku se podíváme, jak správně fakturovat a jakým chybám se vyvarovat.

Co by měla obsahovat faktura?

Faktura je základním účetním dokumentem a musí splňovat zákonné náležitosti. V České republice upravuje podobu faktury především zákon o DPH a zákon o účetnictví. Co vše musí faktura obsahovat, aby byla platná?

1. Identifikace dodavatele a odběratele
   Faktura musí obsahovat přesnou identifikaci obou stran, tedy jak dodavatele (vystavovatele faktury), tak odběratele. U dodavatele to znamená uvedení obchodního jména, IČ, DIČ (pokud je plátcem DPH), adresy sídla a kontaktních údajů. U odběratele jsou vyžadovány obdobné údaje.
2. Číslo faktury
   Každá faktura musí být jedinečně označena číslem, které tvoří její identifikátor. Číslování faktur by mělo být chronologické a nepřerušované, aby nedocházelo k nejasnostem.
3. Datum vystavení a splatnosti
   Faktura by měla jasně uvádět, kdy byla vystavena a jaká je její splatnost. V praxi bývá obvyklá splatnost faktur 14 až 30 dní, ale vždy záleží na dohodě mezi stranami.
4. Popis plnění a jeho cena
   Faktura musí obsahovat přesný popis dodávaného zboží nebo služby a uvedení jejich ceny. Pokud je podnikatel plátcem DPH, musí být uvedena jak částka bez DPH, tak i výše DPH a výsledná částka s DPH.
5. Údaje o bankovním spojení
   Důležitou součástí faktury je i informace o bankovním účtu, na který má být platba zaslána. Pokud není uveden správný účet, může dojít k prodlení s platbou, což zkomplikuje podnikání.
6. Údaje o plátcovství DPH
   Pokud je vystavovatel faktury plátcem DPH, musí to být na faktuře uvedeno. Kromě toho je třeba fakturovat DPH podle aktuálně platných sazeb a uvést správnou výši daňového odpočtu.

Jaké jsou nejčastější chyby při fakturaci?

Přestože je fakturace zdánlivě jednoduchou činností, podnikatelé se dopouštějí celé řady chyb, které mohou způsobit problémy jak účetní, tak i právní. Zde jsou ty nejčastější:

1. Chybné údaje o odběrateli
   Jednou z nejběžnějších chyb je špatné nebo neúplné uvedení údajů o odběrateli. Často se zapomíná na DIČ, IČ, nebo je uvedena nesprávná adresa. Nesprávné údaje mohou vést k tomu, že faktura nebude odběratelem uznána a dojde k prodlení s platbou.
2. Nesprávné číslování faktur
   Číslování faktur musí být chronologické a jednoznačné. Pokud dojde k chybnému číslování, může to způsobit zmatek nejen v účetnictví, ale také při případné daňové kontrole. Někteří podnikatelé se dopouštějí chyby tím, že opakovaně použijí stejné číslo faktury.
3. Chybějící náležitosti faktury
   Mezi další časté chyby patří opomenutí některé z povinných náležitostí, jako je datum vystavení, datum splatnosti, identifikace dodavatele či odběratele. Taková faktura může být považována za neplatnou, což může komplikovat její vymáhání.
4. Špatně vypočítaná DPH
   Pokud jste plátcem DPH, je zásadní uvést správné sazby DPH. Mnoho podnikatelů dělá chybu v nesprávném výpočtu DPH nebo špatně aplikuje osvobození od DPH. Zákon o DPH je velmi přísný a jakékoliv chyby v této oblasti mohou vést k finančním sankcím.
5. Chybějící nebo špatné platební údaje
   Pokud na faktuře nejsou správné údaje o platebním účtu, může dojít k prodlení s úhradou nebo k zaslání peněz na špatný účet. To nejen zkomplikuje vymáhání dlužné částky, ale také může narušit důvěru mezi obchodními partnery.
6. Nejasné nebo nepřesné označení předmětu plnění
   Popis poskytovaného zboží nebo služby by měl být na faktuře vždy jasný a srozumitelný. Pokud není uvedeno přesně, za co odběratel platí, může to vést k nejasnostem a případně i k reklamaci.

Jaké nástroje usnadňují fakturaci?

V dnešní digitální době existuje řada nástrojů, které podnikatelům fakturaci značně usnadňují. Elektronická fakturace se stává standardem a může eliminovat mnoho chyb, které se při ruční fakturaci často objevují.

1. Fakturační software
   Používání fakturačního softwaru výrazně zjednodušuje proces vystavování faktur. Moderní nástroje umožňují automatické vyplňování údajů o odběratelích, sledování plateb a automatické číslování faktur. Některé aplikace dokonce integrují možnost vystavení faktury přímo z účetního programu. Velmi oblíbené jsou pak fakturační nástroje, jenž umožňují fakturovat online.
2. Šablony faktur
   Šablony faktur jsou další užitečnou pomůckou, která minimalizuje riziko chyb. Předem připravená šablona obsahuje všechny náležitosti a podnikatel tak nemusí každou fakturu tvořit od nuly.
3. Mobilní aplikace
   Některé aplikace umožňují vystavování faktur přímo z mobilu, což ocení především podnikatelé na cestách. Tyto aplikace často zahrnují možnost odeslání faktury emailem, čímž šetří čas i administrativní náklady.

Právní náležitosti a změny v legislativě

Podnikatelé by měli mít na paměti, že fakturace podléhá pravidelné kontrole finančních úřadů a legislativa týkající se DPH či účetnictví se může měnit. Je proto dobré sledovat novinky a pravidelně konzultovat s účetním či právním poradcem, aby nedošlo k porušení zákona.

Pokud jste podnikatel a vystavujete faktury, musíte je archivovat po určitou dobu. Tato doba se liší podle toho, zda jste plátcem DPH. Pokud nejste plátce DPH, slouží faktury jako účetní doklady a musíte je uchovávat 5 let. Pokud jste plátce DPH, mají faktury navíc funkci daňového dokladu a proto je musíte uchovávat 10 let.

Jak řešit nesrovnalosti v fakturaci?

Pokud dojde k nesrovnalostem ve fakturaci, je důležité je řešit rychle a efektivně. Pokud je chyba na straně dodavatele, měl by vystavit opravnou fakturu či dobropis a neprodleně informovat odběratele. V případě, že se chyba vyskytne na straně odběratele (např. nesprávná úhrada), je nutné provést rychlou komunikaci a dohodnout se na způsobu nápravy.

Chyby ve fakturaci mohou mít za následek zdržení plateb, právní spory nebo dokonce finanční postihy. Proto je důležité věnovat fakturaci maximální pozornost a využívat nástroje, které pomáhají minimalizovat riziko chyb.