Jak zabezpečit venkovní event před horkem a náhlou změnou počasí?

Organizace venkovní akce má jednu velkou výhodu – dává hodně prostoru. Můžete vytvořit gastronomickou zónu, místo pro sponzory, registrační místo, scénu, chillout zónu nebo technické zázemí. Problém je v tom, že stejný prostor je zároveň plně závislý na počasí. V létě se nejčastěji myslí na slunce a vysokou teplotu. V praxi ale může být stejně problematický náhlý déšť, silnější vítr nebo bouřka, která přijde rychleji, než ukazovala ranní předpověď. Proto by zabezpečení eventu nemělo začínat až v den konání. Je potřeba naplánovat ho dříve.

Proč může počasí pokazit dobře připravený event?

V den akce mají na komfort účastníků často největší vliv jednoduché věci, jako stín, přístup k vodě a místo, kde si lze na chvíli odpočinout od slunce. Při vysoké teplotě se fronta u registrace rychle stává nepříjemnou, obsluha pracuje v náročnějších podmínkách a vybavení i propagační materiály se mohou přehřívat nebo převracet při silnějším poryvu větru. Proto se vyplatí zastřešení nejdůležitějších bodů naplánovat ještě před rozestavěním celé eventové zóny.

Podobně funguje i náhlá změna počasí. Krátký déšť sice nemusí hned znamenat konec akce, ale bez zastřešení rychle vzniká chaos. Vystavovatelé zakrývají produkty, účastníci se schovávají pod stromy a organizátor se snaží situaci zachraňovat za pochodu.

Proto se u venkovní akce vyplatí předem odpovědět si na několik jednoduchých otázek:

• kde se účastníci schovají před sluncem?
• kam se přesune obsluha, pokud začne pršet?
• jsou informační místo, gastronomie a registrace zabezpečené?
• jsou konstrukce správně zatížené nebo ukotvené?
• kdo rozhoduje, když se počasí začne zhoršovat?

Zóny stínu a úkrytu by měly být naplánované od začátku

Nejčastější chybou je brát zastřešení jako něco, co se nějak dodá později. Přitom stín a úkryt ovlivňují pohyb lidí, komfort obsluhy i způsob využití celého prostoru.

Zastřešení se vyplatí naplánovat hlavně na několika místech:

• u vstupu a registrace,
• v informačním místě,
• u gastronomických stanovišť,
• v odpočinkové zóně,
• u zdravotnického bodu,
• v zázemí pro organizátory,
• u stánků sponzorů a partnerů.

Dobře se tu osvědčují nůžkové stany, protože je lze rychle postavit, snadno přesunout na jiné místo a přizpůsobit různým funkcím. Jeden stan může sloužit jako prodejní místo, druhý jako kancelář závodu a další jako místo, kde si obsluha na chvíli odpočine od slunce.

U menších akcí stačí několik promyšlených míst se stínem. U větších je lepší naplánovat celou síť takových bodů, aby se účastníci neshlukovali jen v jedné části areálu.

Party stany s vlastním potiskem

Na venkovním eventu nemusí být stan jen střechou, ale může také uspořádat prostor a hned ukázat, co se na daném místě nachází. Právě proto se dobře osvědčují party stany s vlastním potiskem.

Potisk na střeše, volánech nebo stěnách umožňuje označit registrační místo, stanoviště partnera, prodejní stánek nebo informační zónu. Účastník už z dálky vidí, kam má jít, a organizátor nemusí všechno vysvětlovat dalšími cedulemi.

To je užitečné zejména při:

• městských dnech,
• firemních piknicích,
• sportovních závodech,
• festivalech a slavnostech,
• venkovních veletrzích,
• gastronomických akcích,
• promo akcích v terénu.

Vyplatí se postarat o jednoduchý návrh. Velké logo, čitelný nápis a kontrastní barvy budou fungovat lépe než přeplněná grafika. Stan má být viditelný z několika nebo několika desítek metrů, často v davu, při pohybu lidí a proměnlivém světle.

Dobré je také, když stan ladí se zbytkem vybavení: vlajkami, pulty, lehátky, sedacími vaky nebo stěnami. Díky tomu stánek působí jednotně, ale stále plní svou základní funkci: chrání lidi, vybavení a materiály před počasím.

Jak připravit event na horko?

Horko může být únavnější než krátký déšť. Zvlášť tehdy, když akce trvá několik hodin a obsluha od rána pracuje na plném slunci.

Základem je stín. Registrační, prodejní nebo servisní místo by nemělo stát tam, kde po celý den není žádná ochrana. Pokud nelze využít přirozený stín, je potřeba ho vytvořit. Stany, slunečníky a další zastřešení by měly stát tam, kde se lidé budou skutečně zdržovat, ne jen tam, kde dobře vypadají v plánku.

Druhou věcí je voda. Měla by být dostupná nejen pro účastníky, ale také pro obsluhu, ochranku, dobrovolníky a vystavovatele. Vyplatí se také myslet na místo, kde si pracovníci mohou na chvíli sednout mimo plné slunce.

Při vysokých teplotách dobře funguje také kratší a jednodušší komunikace. Označení by měla být viditelná, fronty co nejkratší a nejdůležitější místa snadno k nalezení. Když je horko, lidé se rychleji rozčilují a méně ochotně hledají informace.

Je potřeba myslet také na vybavení. Elektronika, platební terminály, tištěné materiály, vzorky produktů nebo expozitory by neměly mnoho hodin ležet na plném slunci. Zastřešení chrání nejen účastníky, ale také věci, které jsou potřebné pro fungování akce.

Co dělat, když se počasí na eventu náhle změní?

Dobrý krizový plán musí být jasný. Organizátor by měl vědět, které zóny jsou nejdůležitější a co se s nimi děje jako první.

Nejčastěji je potřeba zabezpečit:

• lidi,
• elektrické vybavení,
• prodejní stanoviště,
• dokumenty a organizační materiály,
• produkty vystavovatelů,
• přístupy a komunikační trasy.

Pokud jsou na místě stany, je potřeba se předem postarat o jejich správné postavení, zatížení nebo kotvení. To je důležité nejen při dešti, ale také při větru. Stan bez odpovídajícího zabezpečení se může stát problémem místo řešení.

Před akcí se vyplatí projít celý areál a zkontrolovat několik věcí: typ podkladu, směr příchodu účastníků, místa vystavená větru, možnost odtoku vody po dešti a přístup pro technickou obsluhu.

Zabezpečte svůj event s produkty z e-shopu MITKO

Zveme vás do internetového obchodu firmy MITKO, kde najdete vybavení užitečné při organizaci venkovních akcí.

Najdete tam mimo jiné nůžkové stany, příslušenství pro stabilní kotvení, vlajky, lehátka a sedací vaky. Jde o praktická řešení, která pomáhají zajistit stín, pohodlí účastníků a čitelné označení nejdůležitějších eventových zón.

https://shop.mitkoforevents.cz/