Digitalizace dokumentů ve firmě: Kdy dává největší smysl a jak začít?

Digitalizace dokumentů je pro mnoho společností stále strašákem, ať už kvůli náročnosti, nákladům nebo obav o bezpečnost dat. A tak zůstávají zavaleny stohy papírů a nepřehledných pořadačů, kde v případě potřeby dohledávají informace. Ukážeme vám, proč je digitální archiv správným rozhodnutím, které přímo ovlivní efektivitu a ziskovost organizace.

Brzdí vás papír, začněte digitalizovat

V éře, kdy umělá inteligence dokáže analyzovat miliony datových vstupů během vteřin, působí fyzické listování v šanonech jako anachronismus. Pokud vaši zaměstnanci tráví více času hledáním papírových dokumentů než jejich samotným studiem, ztrácíte konkurenceschopnost. Právě tak nejlépe poznáte, že papírový archiv brzdí váš růst.

Další známkou problému je, když se k informacím nemohou rychle a jednoduše dostat pracovníci na homeoffice, na jiných pobočkách nebo vaši obchodní partneři. Decentralizace týmů vyžaduje centralizaci dat. Studie McKinsey Global Institute ukázala, že lidé stráví přibližně pětinu pracovního týdne hledáním. Přehrabování v papírech vás možná zdrží stejně dlouho, jako pátrání po brýlích, které máte na hlavě. To první jde ale aspoň částečně redukovat právě digitalizací archivu.

Jak postupovat při digitalizaci archivu?

Není nutné skenovat každý historický dokument, který vaše firma kdy vyprodukovala. Úspěšná digitalizace dokumentů začíná tam, kde je nejvyšší frekvence přístupů. Identifikujte „živé“ dokumenty, to jest ty, které procházejí rukama nejvíce lidí nebo oddělení.

Typicky se jedná o:

• přijaté faktury a objednávky – podléhající zákonné archivaci a nezbytné pro automatizaci účetnictví
• smluvní dokumentaci – základ právní jistoty a rychlého dohledání obchodních podmínek,
• HR složky – nezbytné pro moderní správu lidských zdrojů a soulad s právními předpisy

Tento přístup zajistí, že se digitalizace procesů projeví v rychlosti provozu firmy téměř okamžitě po nasazení.

Analýza – první krok k digitální transformaci

Předtím, než začnou pracovat skenery, se hodí udělat hloubkovou analýzu celého archivu. Audit odhalí nejen objem dokumentace, ale především její strukturu. Pomůže vám pochopit životní cyklus každého typu dokumentu a definovat písemnosti určené ke skartaci a ty, které je nutné uchovávat.

Plánování převodu zahrnuje vytvoření logické struktury metadat. Dokument bez popisu (např. jméno klienta, datum, typ smlouvy, …) je v digitálním prostředí těžko dohledatelný, a tedy prakticky neviditelný. Digitalizace archivu tak v první řadě znamená vytvoření indexace, která vám umožní pohodlné vyhledávání dokumentů.

Bezpečnost při digitalizaci dat

Častou obavou při digitalizaci archivu je kybernetická bezpečnost. Jenže digitálně šifrovaný soubor s nastavenými přístupovými právy je násobně bezpečnější než papír na stole v nehlídané kanceláři. Kvalitní systémy pro správu obsahu (Document Management System) umožňují nastavit, kdo může dokument číst, editovat nebo mazat. Digitální stopa u každého dokumentu navíc ukáže i to, kdo a kdy s informacemi manipuloval.

Z legislativního hlediska je nutné pamatovat také na kontinuitu digitalizovaného dokumentu, která zahrnuje například:

• využívání kvalifikovaných elektronických podpisů,
• použití časových razítek a certifikátů,
• zajištění dlouhodobé čitelnosti formátů,
• soulad s nařízením GDPR, oborovými normami a právními předpisy

Návratnost investice do digitalizace

Majitelé často vnímají digitalizaci jako náklad, nikoliv jako investici. To je ale chyba. Je třeba vzít v úvahu přímé i nepřímé budoucí úspory. Především jde o:

• úsporu prostoru – například za pronájem skladových prostor,
• mzdové náklady – zjednodušíte proces vyhledávání a tím uvolníte ruce vašich specialistů,
• eliminaci chyb – digitalizace snižuje riziko ztráty dokumentu nebo jeho poškození při živelné pohromě,
• zrychlení cash-flow – rychlejší zpracování faktur znamená dřívější platby a lepší přehled o financích.

V delším období pak digitalizace eliminuje náklady na duplicitní tisk, poštovné a fyzickou archivaci, čímž získáváte trvalý přínos.

Začněte s digitalizací firmy

Digitalizace dokumentů je pouze prvním krokem. Zároveň s převodem historických dat je nezbytné nastavit pravidla pro vznik nových dokumentů v čistě digitální podobě. Může jít o první krok k celkové digitalizaci procesů ve vaší firmě. Navíc budete moci lépe využívat analytické nástroje a umělou inteligenci pro vytěžování dat. Informace v šanonech jsou leckdy zapomenuté, zatímco data v digitálním archivu mohou nastartovat váš růst.

Zdroje:

• https://plan.copygeneral.cz/
• https://www.holkyzmarketingu.cz/notes/aneta-martinek-lide-travi-19-casu-v-praci-tim-ze-neco-hledaji-jak-ziskat-ztraceny-cas-zpatky/
• https://signi.com/digitalizace-firmy-jak-a-proc-zacit/
• https://www.businessinfo.cz/clanky/jak-na-digitalizaci-ve-firme-krok-za-krokem-s-expertem-pavlem-ohnoutkou-video-podcast/